Cookie- og privatlivspolitik

Introduktion
Når du besøger vores website, kan der indsamles oplysninger om dig, som bruges til at tilpasse og forbedre vores indhold og til at øge værdien af de annoncer, der vises på siden. Hvis du ikke ønsker, at der indsamles oplysninger, bør du slette dine cookies (se vejledning) og undlade videre brug af websitet. Nedenfor har vi uddybet, hvilke informationer der indsamles, deres formål og hvilke tredjeparter, der har adgang til dem.

Cookies
Websitet anvender ”cookies”, der er en tekstfil, som gemmes på din computer, mobil el. tilsvarende med det formål at genkende den, huske indstillinger, udføre statistik og målrette annoncer. Cookies kan ikke indeholde skadelig kode som f.eks. virus.

Det er muligt at slette eller blokere for cookies. Se vejledning: http://minecookies.org/cookiehandtering

Hvis du sletter eller blokerer cookies, vil annoncer kunne blive mindre relevante for dig og optræde hyppigere. Du kan desuden risikere, at websitet ikke fungerer optimalt, samt at der er indhold, du ikke kan få adgang til.

Websitet anvender cookies til nødvendige formål:
Nødvendige cookies hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner såsom side-navigation og adgang til sikre områder af hjemmesiden. Hjemmesiden kan ikke fungere ordentligt uden disse cookies.

Websitet anvender cookies til statistiske formål:
Statistisk cookies hjælper webstedsejeren med at forstå, hvordan de besøgende interagerer med hjemmesider ved at indsamle og rapportere oplysninger anonymt.

Websitet anvender cookies til markedsførings formål:
Marketing cookies bruges til at spore besøgende på tværs af websites. Hensigten er at vise annoncer, der er relevante og engagerende for den enkelte bruger, og dermed mere værdifulde for udgivere og tredjeparts annoncører.

Formål cookies
At bevare brugertilstand på tværs af sideforespørgsler. Herudover anvender vi oplysningerne til at optimere vores services og indhold.

Kontakt Hårlev Gymnastikforening hvis du har yderligere spørgsmål til vores anvendelses af cookies.

Privatlivspolitik 

Vi er forpligtet til at beskytte privatlivets fred for vores besøgende. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Hvad er persondataforordningen GDPR
Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Den trådte i kraft den 25. maj 2018. Da vi som forening opbevarer personoplysninger, er vi omfattet af persondataforordningen. 

I praksis betyder det, at Hårlev Gymnastikforening skal beskrive og oplyse, hvilke persondata der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal vi oplyse hvilke data, vi videregiver til tredjepart.

Medlemmer i Hårlev Gymnastikforening har ret til at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede. 

Den dataansvarlige i Hårlev Gymnastikforening er
Hårlev Gymnastikforenings bestyrelse 
Skarøvej 3
4652 Hårlev
Telefon 81 11 11 89
E-mail: haarlevgym@gmail.com  

Den dataansvarlige er ansvarlig for, at dine personoplysningerne behandles i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (EU/2016/679), herunder at der kun behandles relevante oplysninger, at de behandles lovligt, rimeligt og gennemsigtigt og kun at behandle og opbevare personoplysninger til udtrykkeligt angivne, saglige og legitime formål. Du kan finde databeskyttelsesforordningen her: www.eur-lex.europa.eu

Vi anser os selv for at være dataansvarlige, når vi behandler personoplysninger i forbindelse med medlemsregister, medarbejderes personlige oplysninger, regnskabsføring, og andre opgaver, hvor vi bestemmer væsentlige delformål med behandlingen og hjælpemidlerne til opgaven. Et væsentlige delformål er f.eks. behandling af løn.

Vi anser os selv for databehandler ved levering af ydelser der omfatter personoplysninger, når vi behandler data ud fra generelle instrukser.

Aftaler med leverandører og samarbejdspartnere
Vi indsamler og behandler de nødvendige oplysninger for at kunne samarbejde med vores leverandører og samarbejdspartnere. Vi indsamler kun de oplysninger, der er nødvendige, for at vi kan opfylde forpligtelserne i indgåede leverandør aftaler. Vi henstiller til vores leverandører- kun at meddele os nødvendige personlysninger, der kræves for at udføre aftalte opgaver.

Inden en eventuel videregivelse af personoplysninger til leverandører og samarbejdspartnere, søger vi for at indhente en databehandleraftale.

Typiske oplysninger, der indsamles
Hårlev Gymnastikforening indsamler, opbevarer og anvender oplysninger om medlemmerne i forhold til medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, deltagelse i Hårlev Gymnastikforenings aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. Følgende oplysninger kan indsamles: Navn, adresse, fødselsår, køn, telefonnummer, mailadresse og indmeldelsesdato. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles kontaktoplysninger om forældrene.

For ansatte opbevares og anvendes herudover oplysninger i forhold til lønudbetaling, skatteopkrævning, herunder cpr.nr. og kontooplysninger.

For personer, der arbejder med børn under 15 år indsamles, opbevares og anvendes herudover personoplysninger om børneattester, herunder cpr.nr.

I forbindelse med deltagelse i aktiviteter, f.eks. træning, turneringer og sociale arrangementer kan Hårlev Gymnastikforening indsamle, opbevare og anvende følgende oplysninger: Deltagergebyr og aktivitetsoplysninger, f.eks. spilletidspunkter og resultater.

Hjemmeside
På Hårlev Gymnastikforenings hjemmeside indsamles der ikke personhenførbare data, men kun anonyme besøgsstatistikker.

Tredjeparts websteder 
Hjemmesiden kan indeholde links til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for tredjeparts websteder, politik eller praksis omkring personoplysninger.

For Hårlev Gymnastikforening gælder følgende vedrørende billeder -
Hårlev Gymnastikforening indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med Hårlev Gymnastikforening aktiviteter, under hensyn til de ophavsretslige regler. Alle og enhver har ret til at tage billeder på et offentligt frit tilgængeligt område, det vil sige på udendørsarealerne samt i hallen og klublokaler, Men ikke i omklædningsrummene.

Situationsbilleder
I henhold til Datatilsynets praksis vedrørende offentliggørelse af billeder på internet, kan Hårlev Gymnastikforening lovligt offentliggøre situationsbilleder uden forudgående at have indhentet samtykke. Udgangspunktet er således, at situationsbilleder kan offentliggøres uden samtykke med hjemmel i interesseafvejningsreglen i persondataforordningens § 6, stk. 1, litra f.
Situationsbilleder defineres i denne sammenhæng som billeder, hvor en aktivitet eller en situation er det egentlige formål med billedet. Det kunne for eksempel være gymnaster til et stævne, gæster til en opvisning.

Portrætbilleder.
Portrætbilleder kræver samtykke. Portrætbilleder defineres som billeder, hvor formålet netop er at afbillede/portrættere en eller flere bestemte personer. Det kunne for eksempel være holdbilleder, klassebillede, pasfoto og lignende.

Holdbilleder
Hvis Hårlev Gymnastikforening ønsker at offentliggøre holdbilleder på deres hjemmeside, må det kun ske, hvis der inden offentliggørelsen indhentes et udtrykkeligt samtykke fra hver enkelt person på billedet, eller dennes forældre afhængigt af medlemmets alder.

Billeder i kommercielle sammenhænge
Skal billederne bruges til plakater, der skal anvendes i kommerciel sammenhæng, er markedsføringsloven relevant. Efter markedsføringsloven gælder et princip om god markedsføringsskik, som beskytter personer mod brug af deres billede og navn, uden at de har givet deres samtykke. Skal plakaterne anvendes i kommerciel sammenhæng, og her tænkes ikke kun på plakater, men også i en videre forstand, kræves der derfor samtykke.

Undtagelsen hertil er, hvis der er tale om at billederne indgår i en egentlig redaktionel sammenhæng. Herved forstås, at billedet indgår som en integreret del af en publikation, for eksempel en artikel, på lige fod med publikationens øvrige illustrationer og i en naturlig tekstmæssig - herunder reportagemæssig - sammenhæng.

Det følger af Persondataforordningen at 
Offentliggørelse af billeder på internettet, af genkendelige personer betragtes som elektronisk behandling af personoplysninger. Det gælder, uanset om billedet er ledsaget af en tekst, der identificerer den pågældende, eller det bringes alene. Persondataforordningens regler skal derfor være opfyldt, for at en sådan behandling lovligt kan finde sted.

Hårlev Gymnastikforenings Webshop
Ved handel gennem webshoppen på www.haarlevgym.dk registreres personoplysninger med det formål at kunne levere de bestilte varer. Når sådanne oplysninger registreres, sikre Hårlev Gymnastik forening, at det sker med brugerens samtykke og at det klart fremgår, hvilke oplysninger der registreres.

Formål med indsamlingen af personoplysningerne og grundlaget for indsamlingen
Personoplysningerne behandles for at kunne opfylde foreningens og dens medlemmers interesser, herunder:

  • Kontingent betaling  
  • Fakturering af leverandører og samarbejdspartnere
  • Dokumentere det udførte arbejde overfor bestyrelsen.
  • Krav fra myndigheder

Behandlingen er desuden nødvendig for muligheden for at forfølge legitime interesser i foreningens administration og ydelser, herunder:

  • Kundesamarbejde
  • Udvikling og tilpasning af ydelser
  • Drift og vedligeholdelse af vores it-systemer
  • Administration af vores foreningens bogholderi, herunder hjemmeside

Opbevaring og adgang til personhenførbare data og billeder
De personhenførbare oplysninger opbevares i Hårlev gymnastikforenings administrative system, der leveres og hostes af Conventus. Medlemmerne har adgang til egne data gennem medlemslogin. Her kan de se informationer om dem selv – såsom navn, adresse, fødselsdato, og hvilke hold de er tilmeldt.

Hårlev gymnastikforenings bestyrelse, trænere og holdledere har adgang til Conventus og dermed også til alle medlemmers data. Det kun Hårlev gymnastikforenings kasserer, der har adgang til kontonumre.

Der er indgået en databehandleraftale med Conventus. Mere information om Conventus klik her

Hårlev gymnastikforening indsamler dokumentation om medlemmers alder og bopæls kommune til brug for statistikberegning.

Hårlev gymnastikforening indhenter lovpligtige børneattester på personer, der arbejder med børn under 15 år og familiemedlemmer over 15 år eller andre over 15 år med en relation til den ansatte eller beskæftigede, der indebærer, at også de har mulighed for at opnå direkte kontakt med børn under 15 år. Det er kun den børneattest ansvarlige person der har tilgang til attesterne igennem e-Boks. En Børneattest slettes ikke før at træneren stopper i foreningen. 

Videregivelse af personoplysninger
I forbindelse med turneringer og arrangementer, videregives der oplysninger om navn på træner og på antal deltagere. Hårlev gymnastikforening videregiver, i forbindelse med ansøgninger om tilskud til f.eks. kurser, kun information om antal medlemmer i foreningen, inddelt i aldersgrupper og om de er bosiddende i Stevns Kommune.

Medlemmers ret til at få slettet persondata.
Personhenførbare data kan opdeles i tre hovedgrupper: 

  • Billeder, der er taget på offentlige områder kan ikke kræves slettet.
    Billeder, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.
  • Persondata vil sædvanligvis være omfattet af bogføringsloven § 10 stk. 1 og kan slettes efter 5 år  fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
  • Historiske data har medlemmerne ikke ret til at få slettet. Det drejer sig f.eks. turneringsresultater, tildeling af pokaler og hverv i klubben. Historiske data vil kun gemmes med begrænsede personhenførbare data, f.eks. navn, årstal, række, resultat og billede.

Medlemmer, der ønsker sine persondata slettet, kan sende en anmodning til haarlevgym@gmail.com

Medlemmers rettigheder generelt 
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Hårlev Gymnastikforenings bestyrelse.  

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret) - Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
  • Ret til berigtigelse (rettelse) - Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning - I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Ret til begrænsning af behandling - Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til indsigelse - Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Det gælder også i forhold til oplysninger, vi behandler efter en interesseafvejning. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) - Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, du finder den på www.datatilsynet.dk

Ændringer i vilkår og politikker 
Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden ved at udgive en ny version på vores hjemmeside. Du bør tjekke denne side lejlighedsvis for at sikre, at du er tilfreds med eventuelle ændringer. 

Denne sidst opdateret den 13.3.2019  

Klage
Du har også ret til at klage til Datatilsynet over Hårlev Gymnastikforenings behandling af dine personoplysninger eller manglende overholdelse af dine rettigheder. Datatilsynet kan kontaktes via deres hjemmeside -  www.datatilsynet.dk

Hårlev Gymnastikforenings kontaktoplysninger:
Hårlev Gymnastikforening
Skarøvej 3
4652 Hårlev
Telefon 81 11 11 89
E-mail: haarlevgym@gmail.com